Privacyverklaring

Versie 1.3, augustus 2026

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Citizar omgaat met persoonsgegevens van bezoekers van citizar.com en normcontrol.nl, van (contactpersonen bij) prospects en klanten, en van anderen met wie Citizar zakelijk contact heeft. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

NormControl is een product van Citizar en geen zelfstandige rechtspersoon. Voor de website normcontrol.nl is Citizar dus de verwerkingsverantwoordelijke, net als voor citizar.com.

Voor onze overige productwebsites en gehoste diensten (zoals abroquickscan.nl en white-label-omgevingen) gelden aanvullend de privacyverklaringen op die websites.

Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is:

• Citizar, gevestigd te Amersfoort
• KvK-nummer: 90089871
• E-mail voor privacyvragen en verzoeken over uw rechten: privacy@normcontrol.nl
• E-mail voor vragen over NormControl: support@normcontrol.nl

Onze twee rollen

Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de verwerkingen in deze verklaring (onze eigen websites, acquisitie, klantrelaties en administratie) bepaalt Citizar zelf doel en middelen en is Citizar verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker. Levert Citizar aan een klant een gehoste dienst, of krijgt Citizar bij support of consultancy tijdelijk toegang tot systemen of gegevens van een klant, dan verwerkt Citizar eventuele persoonsgegevens daarin uitsluitend in opdracht van die klant. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke; de afspraken uit de overeenkomst en een verwerkersovereenkomst zijn van toepassing, en die verwerking valt buiten deze verklaring. Heeft u vragen over gegevens die een klant van Citizar over u verwerkt, neem dan contact op met die organisatie.

NormControl valt buiten beide rollen. De NormControl-applicatie draait volledig in de eigen Azure-subscription van de klant: Citizar heeft geen toegang tot die omgeving en verwerkt geen gegevens uit installaties van klanten. Deze verklaring gaat daarom alleen over de website normcontrol.nl en over het zakelijke contact daaromheen, niet over de gegevens die een klant in zijn eigen NormControl-omgeving verwerkt.

Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grond?

Contact en aanvragen. Neemt u contact op via het contactformulier op citizar.com, per e-mail of telefonisch, dan verwerken wij de gegevens die u opgeeft (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en de inhoud van uw bericht) om uw vraag te beantwoorden en eventuele vervolgstappen te bespreken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om op uw bericht te reageren, dan wel maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens zolang dat voor de afhandeling nodig is, en uiterlijk twee jaar na het laatste contact.

Contactformulier op normcontrol.nl. Op normcontrol.nl staat een contactformulier waarmee u een demo kunt aanvragen, een supportvraag kunt stellen, een samenwerking of partnership kunt voorstellen of een algemene vraag kunt stellen. Wij verwerken de gegevens die u invult: uw naam, uw zakelijke e-mailadres, uw organisatie, het onderwerp dat u kiest en de inhoud van uw bericht. Het formulier vraagt bewust niet om een telefoonnummer en bevat geen aanmelding voor nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie; wij gebruiken uw gegevens alleen om uw bericht te beantwoorden en de aanvraag af te handelen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om op uw bericht te reageren, maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, of, als u al klant bent, uitvoering van de overeenkomst. Uw bericht komt terecht in de mailbox van Citizar; bij de verzending en aflevering zijn onze website- en e-mailhostingpartijen betrokken (zie hieronder). Wij bewaren deze gegevens zolang dat voor de afhandeling nodig is, en uiterlijk twee jaar na het laatste contact. Wordt uit uw aanvraag een klantrelatie geboren, dan geldt vanaf dat moment de bewaartermijn bij "Offertes en klantrelatie".

Supportvragen over NormControl per e-mail. U kunt ons over NormControl ook rechtstreeks bereiken op support@normcontrol.nl. Wij verwerken de gegevens uit uw bericht (zoals naam, e-mailadres, organisatie en de inhoud en bijlagen van uw vraag) om het verzoek af te handelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, dan wel ons gerechtvaardigd belang om op uw bericht te reageren. Stuur ons in een supportvraag niet meer persoonsgegevens dan voor de behandeling nodig is.

Offertes en klantrelatie. Van (contactpersonen bij) prospects en klanten verwerken wij naam, functie, zakelijke contactgegevens en de correspondentie en afspraken die bij de relatie horen, om offertes uit te brengen en overeenkomsten uit te voeren en te beheren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, dan wel ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties. Wij bewaren deze gegevens gedurende de relatie en tot twee jaar daarna, tenzij een langere wettelijke termijn geldt.

Administratie en facturatie. Gegevens die op facturen en in onze administratie staan (zoals naam, adres en betaalgegevens van klanten) bewaren wij zeven jaar op grond van onze wettelijke fiscale bewaarplicht.

Support. Bij supportverzoeken verwerken wij de gegevens van de melder en de informatie in het verzoek (zoals logbestanden die de klant aanlevert) om het verzoek af te handelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Bevatten aangeleverde gegevens persoonsgegevens waarvoor de klant verantwoordelijk is, dan geldt onze verwerkersrol (zie hierboven).

Consultancy op locatie. Bij advies- en implementatiewerk kan Citizar incidenteel kennisnemen van persoonsgegevens binnen de organisatie van de klant (bijvoorbeeld in documenten of systemen die worden beoordeeld). Citizar neemt daarvan alleen kennis voor zover nodig voor de opdracht, kopieert deze gegevens niet naar eigen systemen tenzij dat voor de opdracht is overeengekomen, en behandelt ze vertrouwelijk.

Website en beveiliging. Bij een bezoek aan citizar.com of normcontrol.nl verwerken wij technische gegevens (zoals IP-adres en opgevraagde pagina's) in serverlogbestanden, voor de werking en beveiliging van de website. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website. Deze logbestanden bewaren wij kort. Citizar.com plaatst functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken; voor eventuele statistiek- of andere cookies vragen wij daar eerst toestemming via een cookiemelding.

Cookies op normcontrol.nl. Normcontrol.nl is bewust opgezet zonder trackingcookies. Wij plaatsen geen cookies om uw gedrag te volgen, bouwen geen bezoekersprofielen op, volgen u niet over andere websites en gebruiken geen advertentie- of marketingcookies. Alleen strikt functionele opslag in uw browser kan worden gebruikt om de site te laten werken, bijvoorbeeld om uw taalkeuze (Nederlands of Engels) te onthouden; die opslag dient niet om u te volgen of te analyseren. Ook de taalkeuze en het contactformulier plaatsen geen trackingcookies. Voor deze site is daarom geen cookiemelding nodig.

Bezoekstatistieken op normcontrol.nl. Om te zien hoe onze site wordt gebruikt, kunnen wij het bezoek op een cookieloze en geaggregeerde manier meten: er wordt daarvoor geen informatie op uw apparaat geplaatst of uitgelezen, uw IP-adres wordt niet volledig bewaard en de statistieken zijn niet tot u als persoon herleidbaar. Wij zien daarmee alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina en de herkomst van het verkeer. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en deze te verbeteren. Zetten wij later alsnog een meetmethode of andere dienst in die wel cookies plaatst of bezoekers individueel volgt, dan passen wij eerst deze verklaring aan en vragen wij, waar dat vereist is, vooraf om uw toestemming via een cookiemelding.

Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners (verwerkers) die wij voor onze bedrijfsvoering inschakelen en met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten, waaronder:

• Microsoft Azure: hosting, opslag en e-mailvoorziening; verwerking binnen de Europese Unie (regio West-Europa/Noord-Europa);
• Onze boekhoud- en facturatiedienstverlener in Nederland: boekhouding en facturatie.

Daarnaast verstrekken wij gegevens als een wettelijke plicht daartoe bestaat. Verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte; voor zover een dienstverlener gegevens daarbuiten verwerkt, gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen).

Beveiliging

Citizar treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang, passend bij de aard van de gegevens. Beveiliging en compliance zijn de kern van ons vak; wij richten onze eigen bedrijfsvoering in naar de uitgangspunten van ISO/IEC 27001.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op dataportabiliteit. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken. Neem daarvoor contact op via privacy@normcontrol.nl; wij reageren binnen een maand. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wetgeving. De actuele versie staat op citizar.com en op normcontrol.nl; de versiedatum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.